Comment se connecter à son compte  Arkevia ?

Les logiciels de gestion d’entreprise sont nombreux, ce qui permet de s’occuper de plusieurs tâches de façon automatique. La gestion électronique de documents a totalement pris de l’ampleur, en prenant désormais le dessus sur les documents-papier. En effet, certaines sociétés ont décidé de dématérialiser la gestion des documents administratifs, grâce à un coffre-fort électronique, que l’on retrouve de plus en plus. Il s’agit d’Arkevia, qui présente de nombreux avantages et une utilisation facile. Pour vous aider à mieux comprendre ce logiciel, nous indiquons comment vous connecter à votre compte.

La définition de l’Arkevia 

Depuis 2009 en France, l’idée de bulletin de paie électronique a attiré beaucoup de personnes. Ainsi, pour permettre aux employeurs et leurs salariés de consulter des fiches de paie dématérialisée, de simplifier la GRH, d’utiliser moins de papiers, certaines entreprises ont créé des coffre-forts numériques. C’est le cas d’Arkevia, qui se présente comme un coffre-fort numérique, que l’on retrouve également sous le nom de coffre-fort électronique salarié. 

Il s’agit d’un logiciel indispensable, qui permet l’archivage des données des différents salariés, travaillant dans une société. Ce logiciel de gestion électronique est une valeur sûre, lorsqu’il est question d’assurer une conservation sécurisée des documents physiques, sous forme de format numérique. Afin d’assurer son service d’archivage, cette solution de stockage virtuel prend en charge l’intégrité des documents suivants :

• Les bulletins de paie ou fiches de paie ;
• Les factures électroniques ;
• Les attestations, les certificats et les diplômes ;
• Les pièces d’identité numérique ;
• Les documents administratifs et autres documents importants.

Les fonctionnalités d’Arkevia 

En plus de favoriser le stockage de documents importants ainsi que leur sécurisation, Arkevia offre plusieurs fonctionnalités, qui font accroitre sa performance et facilite son utilisation. Les fonctionnalités les plus intéressantes sont :

• La mise à jour quotidienne et la sauvegarde fréquente des données ;
• Le transfert des documents stockés vers plusieurs logiciels de gestion de l’entreprise ;
• La prise en compte des réelles données sociales ;
• L’accès à plusieurs types de documents importants ;
• Le mode collaboratif activé, ce qui permet d’envoyer des notes (demande de congés, demande de permission, etc.) depuis son espace personnel ;
• La création de bordereaux de cotisation.

Lorsque Arkevia est associé à d’autres logiciels, il permet de suivre l’évolution des prestataires internes ou externes. C’est aussi une solution, pour gérer les emplois du temps des salariés et de suivre leur carrière. 

Les avantages de l’utilisation de l’Arkevia 

Avoir un coffre-fort numérique chez Arkevia présente plusieurs avantages, pour l’entreprise et le salarié, qui souhaitent passer à la dématérialisation des factures et autres pièces justificatives. Parmi les nombreux avantages liés à l’utilisation d’Arkevia, on peut citer : 

• Le stockage sécurisé des documents électroniques, qui sont désormais protégés en cas de sinistre, de perte ou vol ;
• La conservation de l’intégrité des documents administratifs ;
• Un accès illimité aux documents, même en cas de départ de l’employé ;
• Les documents téléchargés dans l’Arkevia ne sont pas des copies, car, ils ont la même valeur probante et valeur juridique que les documents officiels, grâce à l’apposition de signature électronique ;
• Le stockage de données ont une durée de stockage pouvant aller jusqu’à 50 ans, ce qui facilite la traçabilité des archives électroniques pendant des années.

Ce sont là, des avantages très intéressants, qui font de ce support d’affichage, un lieu référentiel pour conserver l’intégrité des données. Mais, outre ces avantages, Arkevia est bénéfique sur bien d’autres plans. Une entreprise qui décide de se servir d’Arkevia pour sa politique d’archivage, peut bénéficier des avantages suivants :

• Le gain de temps et la facilitation des tâches dans le cadre du service RH, car, il n’est plus nécessaire d’imprimer tous les documents administratifs, dont l’entreprise a besoin pour fonctionner ;
• Les durées de conservation sont importantes, jusqu’à 50 ans ;
• Le salarié est indépendant puisqu’il peut désormais télécharger les pièces justificatives nécessaires et exigées par le service des ressources humaines ;
• La récupération automatique des données et documents en cas de perte ;
• La confidentialité des fichiers numériques, car, les droits d’accès sont limités ;
• La conservation des documents dans des lieux hautement sécurisés ;
• L’entreprise s’inscrit dans une démarche écologique et innovante, ce qui améliore son image sur le marché ;
• L’économie d’argent due à la suppression des impressions des documents sur papier.

Le fonctionnement de l’Arkevia 

Dans le but de garantir l’intégrité des documents à valeur ou les documents personnels, ce logiciel de GED fonctionne comme la plupart des autres logiciels de gestion des documents. Le fonctionnement d’Arkevia concerne aussi bien l’employeur que l’employé :

L’employeur 

L’employeur est en mesure de déposer tous les documents numériques nécessaires, sur ce coffre-fort électronique. Une fois que ces documents électroniques sont disponibles sur le logiciel, il peut y accéder et les partager avec les employés, quand il le désire. Niveau sécurité et fiabilité, Arkevia protège bien les documents, dans le respect des normes ou dispositions sur la confidentialité des données. 

Aussi, l’employeur doit tenir informer le salarié, sur la distribution des bulletins de paie sous format électronique. L’employeur ne demande pas l’aval du salarié, il l’informe simplement de son action.

L’employé 

Dès que l’employeur distribue les documents électroniques, le salarié reçoit une notification par mail, qui l’invite à consulter son compte personnel (Myarkevia) sur Arkevia, afin de voir les nouveaux documents numérisés. Ainsi, au lieu de recevoir un document papier, le salarié aura droit à un bulletin de paie électronique, envoyé par l’employeur. La pérennité des documents numériques est alors assurée, dans un espace de stockage, disponible pour chaque employé.

Les employés d’une entreprise sont donc libres, de mettre en place des répertoires, pour une gestion optimale des documents numériques (fiche de paie, facture, diplôme…). En plus de lire le document numérisé, le salarié peut les télécharger sous forme de PDF, à n’importe quel moment. 

Ce n’est pas une obligation, pour le salarié, de gérer ces documents sur le logiciel Arkevia. S’il le souhaite, ce dernier peut choisir de ne pas recevoir de documents numériques. Il doit de ce fait est en parler à son employeur, dans un délai de 30 jours, après son arrivée dans l’entreprise. Passé ce délai, les systèmes d’archivage se mettent automatiquement en place.

Comment se connecter à son compte sur Arkevia ?

Il n’y a rien de plus simple, que de se connecter à son compte personnel sur Arkevia. Servant à garantir l’intégrité des données numériques, Arkevia est de plus en plus au cœur de la gestion des entreprises, en quête de coffre numérique pour gérer des documents numérisés. Mais, avant de faire quoi ce soit sur Arkevia, la connexion à Myarkevia est nécessaire. Étant une procédure simple à faire, le respect des étapes suivantes permet d’y arriver en quelques clics :

• Se servir du lien de connexion pour se rendre sur la page de connexion de Myarkevia ;
• Mettre son nom d’utilisation ainsi que son mot de passe, des détails importants pour se connecter ;
• Une fois les identifiants renseignés, l’espace personnel s’ouvre et donne directement accès à l’écran de connexion, qui s’affiche automatiquement à l’utilisateur.

À partir du moment où l’on accède à l’écran d’affichage, on peut y consulter les documents, procéder au traitement des documents et d’assurer leur sécurité. L’utilisateur a également la main libre, pour classer, archiver et ordonner les documents, selon la stratégie ou méthodologie, qui lui semble la plus facile. Mais pour plus de sécurité, il est recommandé de changer son mot de passe, après une première connexion. 

De plus, en cas de difficulté à se connecter pour la première fois, il est possible de contacter le service client, pour bénéficier d’une assistance. L’assistance est disponible et vous pouvez y recourir, en remplissant un formulaire, qui sera mis à votre disposition. Vous recevrez, par la suite, un nouveau code confidentiel, afin de vous permettre de retrouver votre espace privé.

L’assistant n’est pas le seul recours, il existe d’autres options de dépannage, qui permettent de réussir sa connexion, en cas de problème. Cependant, si la difficulté de connexion est liée à l’oubli de son mot de passe, il suffit de mettre l’adresse e-mail utilisée au moment de s’inscrire sur le logiciel et le numéro SIREN.

Les étapes pour consulter des documents sur Arkevia 

Même si l’idée d’utiliser Arkevia comme coffre concerne beaucoup plus l’entreprise, l’employeur et le salarié peuvent s’en servir aussi bien sur le lieu de travail qu’à leur domicile. Cet avantage de taille rend disponible ce coffre-fort virtuel à tout moment, surtout qu’il est facile à utiliser. 

Avant d’indiquer comment consulter des documents et données sur Arkevia, il est important de souligner qu’il s’agit d’un logiciel GED, qui fonctionne en ligne. Il est alors impossible de se connecter ou de l’utiliser, sans une connexion internet. Aussi, l’accès aux données dématérialisées est possible et de façon illimitée, 24 heures sur  24 et 7 jours sur 7, que ce soit depuis son ordinateur, son smartphone ou sa tablette. Ensuite, avant de consulter les documents numérisés, il est nécessaire d’avoir à portée de main, ses identifiants communiqués par l’entreprise, puisqu’il s’agit d’un espace sécurisé. 

Pour consulter un document dématérialisé, voici les étapes à suivre :

• Se rendre sur la page de connexion « Myarkevia » grâce à son lien ;
• Suivre les étapes mentionnées ci-dessous, afin d’accéder à son espace personnel (Mes documents, Boîte de réception, Corbeille) ;
• Cliquer sur Mes documents pour voir apparaitre l’ensemble des documents ayant été stockés ;
• Visualiser les documents.

Arkevia ne fonctionne pas : que faire ?

L’efficacité, la fiabilité et la simplicité d’Arkevia ne sont plus à prouver, en termes de digitalisation des documents physiques. Durant son utilisation, il arrive des fois, où le logiciel ne fonctionne pas, comme on le souhaite. Il est rare rencontrer un tel problème et quand il se présente, c’est souvent dû à une mauvaise manipulation de la part de l’utilisateur qui essaie d’accéder à son espace personnel.

Lorsque vous êtes en face d’une telle situation, prenez certaines dispositions. D’abord, vous devez utiliser les bons identifiants, pour vous inscrire. L’utilisation d’Arkevia se fait via internet, assurez-vous alors d’avoir un réseau de qualité. Vérifiez que les droits d’accès renseignés sont conformes, avant de procéder à l’archivage des données, de voir ses fiches de paie et autres. Si le problème n’est toujours pas résolu, pensez à contacter le service clientèle ou utiliser des options de dépannage situées sur le portail Arkevia. 

Qui peut accéder à un compte sur Arkevia ?

En ce qui concerne la fiche de paie, la gestion des ressources humaines, le portail RH, la gestion du temps, des tâches confiées aux employés et la dématérialisation RH, Arkevia offre une excellente couverture à la fois fonctionnelle, pratique et fiable. Tous les salariés peuvent utiliser Arkevia, mais chacun dispose de son espace de stockage personnel, auquel il est seul à accéder. 

En effet, chaque salarié a des identifiants personnels, qui lui permettent de se connecter à son compte. En dehors de lui, l’employeur est l’autre personne, qui est en mesure d’y accéder. Il y a va pour laisser des données confidentielles et qui sont peut-être relatives à un projet professionnel en cours. Quand votre ordinateur est utilisé par plusieurs personnes, vous devez absolument déconnecter votre compte à chaque fois, pour garder la confidentialité. 

Ce qu’il faut retenir d’Arkevia 

Arkevia est un coffre-fort électronique créé par Cegedim, qui est spécialement destiné aux salariés, qui travaillent dans une entreprise. C’est un outil dont le rôle est d’assurer l’automatisation et la dématérialisation des données, pour laisser tomber l’utilisation du format papier. Afin d’offrir un accompagnement fiable et sécurisé à l’utilisateur, ce logiciel d’archivage est muni d’une interface sécurisée, simple, avec une bonne prise en main, qui répond aux normes établies par la CNIL et RGPD. Les salariés sont donc en mesure, de voir leurs bulletins de salaire, les différentes factures, les diplômes… à chaque fois qu’ils le souhaitent et, de les partager avec un tiers de confiance.

Tous ces bulletins de paie et autres documents disponibles sur le compte personnel du salarié sont déposés par l’employeur. Maintenant, il est tenu d’informer son employé, pour tous les documents, courriers et autres fichiers numériques, qu’il envoie sur le logiciel.