Peut-on scanner un arrêt de travail à son employeur ? Destinée à simplifier la gestion électronique des données, la numérisation des documents officiels est devenue une pratique courante dans le monde professionnel. Dans le cas de la numérisation des arrêts de travail, il est essentiel de vérifier sa validité comme preuve légale. Explorons ses avantages, ses limites et les différentes précautions à prendre. 

Un arrêt de travail, qu’est-ce que c’est ?

L’arrêt de travail se présente comme un document délivré par un médecin qui atteste de l’incapacité d’un salarié à exercer ses fonctions en raison d’une maladie ou d’un accident.

Dans le contexte professionnel, un arrêt de travail survient lorsqu’un employé ou une employée cesse son activité sans qu’une rupture de contrat n’ait lieu. Lorsque la détérioration de la santé est à l’origine de cet arrêt, il se matérialise par une prescription médicale émise par un médecin, la durée étant déterminée en fonction de l’état de santé du patient.

En période d’arrêt, le salarié a droit à des indemnités journalières, sous réserve de fournir un justificatif selon les modalités définies par la convention collective, l’accord d’entreprise, ou à défaut, les pratiques habituelles.

Les causes d’un arrêt de travail

Les causes d’un arrêt de travail peuvent varier, incluant : 

• des maladies distinctes des maladies professionnelles ;

• des accidents du travail liés à l’activité professionnelle ;

• des maladies professionnelles directement liées à l’exercice de la profession ;

• des arrêts liés à des grèves.

À noter que les salariés en arrêt de travail sont assujettis à des obligations spécifiques. Le non-respect de ces obligations peut entraîner des sanctions, voire la perte des droits associés à l’arrêt de travail.

Mode de fonctionnement d’un arrêt de travail

Le processus de l’arrêt de travail est minutieusement encadré par la loi, et les conditions varient en fonction de la nature de l’arrêt, que ce soit pour maladie, accident de travail, ou grève. 

Par exemple, contrairement à un arrêt de travail pour grève, le salarié doit entreprendre des démarches spécifiques pour informer son employeur et par la même occasion l’assurance maladie. À défaut, il court le risque de ne pas recevoir l’intégralité de ses indemnités. En cas de grève, la rémunération des salariés dépend, entre autres, du motif de la grève et de l’accord conclu à la fin de celle-ci.

L’arrêt maladie délivré par le médecin

C’est le médecin qui prescrit l’arrêt maladie. L’employé doit ainsi passer par une consultation pour une évaluation de l’incapacité à travailler. Si l’état de santé de ce dernier ne permet pas de reprendre ses fonctions, le médecin délivre un arrêt de travail pour maladie composé de trois volets. Les deux premiers volets sont destinés à l’assurance maladie, tandis que le troisième est remis à l’employeur, précisant notamment la durée de l’arrêt.

Transmission des volets à l’Assurance maladie

Une fois l’arrêt maladie prescrit, l’employé ou l’employée doit transmettre les volets correspondants à l’assurance maladie dans un délai de 48 heures. Il doit également les communiquer à son employeur dans un délai fixé par la convention collective, l’accord d’entreprise ou à défaut en 48 heures.

Notez que l’absence de notification à l’employeur peut être considérée comme un abandon de poste, susceptible de constituer un motif de licenciement. Cependant, ce délai ne s’applique pas aux personnes victimes d’un acte de terrorisme.

Les options de notification et les responsabilités du médecin

Le médecin peut assumer la responsabilité de prévenir l’organisme de Sécurité sociale. Dans ce cas, il remet uniquement le volet 3 au salarié pour qu’il informe son employeur. 

Une autre option est que le médecin remette les trois volets de l’avis d’arrêt de travail à l’employé, qui prend alors en charge la notification à son organisme de Sécurité sociale et à son employeur. Si le patient ne peut effectuer cette démarche en raison de son état de santé, il doit contacter sa caisse primaire d’assurance maladie ou CPAM pour éviter des sanctions. 

Le salarié affilié à une mutualité sociale agricole ou MSA peut être soumis à des règles différentes. Pour plus d’informations, il est recommandé de contacter directement la MSA. En cas d’hospitalisation, l’établissement hospitalier peut assumer les démarches nécessaires.

Est-il possible de scanner un arrêt de travail à son employeur ?

Le recours au scan d’arrêts de travail s’est généralisé ces dernières années, notamment en raison des difficultés rencontrées pendant la pandémie de Covid-19 qui a facilité considérablement le processus. Si aucune restriction n’est spécifiée dans la convention collective ou le règlement de l’entreprise, il est possible d’envoyer des documents scannés à son employeur. 

La CPAM a également réagi face à la pandémie en créant des adresses e-mail dédiées. Ces adresses permettent ainsi la transmission de documents préalablement scannés ou photographiés en cas d’accident du travail ou de maladie professionnelle entraînant un arrêt de travail.

La transmission des justificatifs par de nouvelles méthodes

En situation d’arrêt de travail, il est désormais envisageable de transmettre les justificatifs à son employeur par courrier électronique. Cependant, les conditions énoncées dans la convention collective ou le règlement interne doivent être respectées. Un médecin peut également proposer un arrêt de travail dématérialisé selon les préférences du salarié. 

Il est important de noter que malgré l’émergence de nouvelles adresses e-mail dédiées, ces dernières ne substituent pas les services en ligne du compte Ameli. Les informations telles que les changements de coordonnées, les modifications de relevé d’identité bancaire ou RIB, les déclarations de naissance, ou les pertes de cartes vitales doivent toujours être déposées sur le compte Ameli.

Comment fonctionne la transmission dématérialisée ?

Les différentes étapes de transmission des justificatifs

Pour informer votre employeur de votre arrêt de travail, vous devez scanner ou prendre en photo les documents justificatifs, puis les joindre par e-mail. Toutefois, il est important de souligner que seul l’envoi recommandé avec accusé de réception constitue une preuve juridique de l’envoi et de la réception du courrier par votre employeur. En fonction de la relation entretenue avec l’employeur, il peut être préférable d’opter pour l’envoi classique afin d’éviter tout litige.

Les contenus obligatoires et les recommandations de la CPAM

Selon les recommandations de la Caisse primaire d’Assurance Maladie ou CPAM, les documents justificatifs doivent impérativement inclure des informations essentielles. Ces données incluent la date de naissance, le prénom, le nom et le numéro de sécurité sociale. Il est à noter que l’organisme de Sécurité sociale ou l’employeur a la possibilité de solliciter un médecin pour effectuer une contre-expertise médicale et évaluer l’état de santé de l’individu en arrêt.

Les répercussions probables de l’arrêt de travail

Lorsque vous vous trouvez en arrêt de travail, cela entraîne immédiatement la suspension de votre contrat. Pendant cette période de suspension, il est impératif de ne pas vous présenter au travail. L’organisme de Sécurité sociale intervient alors en versant des indemnités journalières pour compenser votre salaire pendant la de l’arrêt. 

En cas d’ancienneté d’au moins un an dans l’entreprise, l’employeur est tenu de compléter ces indemnités. Ainsi, vous serez en mesure de percevoir au moins 90 % de votre salaire pendant les 30 premiers jours de l’arrêt, puis 66,66 % les 30 jours suivants.

 

En résumé, si votre état de santé ne vous permet pas de vous déplacer pour fournir physiquement les documents à votre employeur dans le délai imparti, vous avez la possibilité de les scanner et de les envoyer de manière dématérialisée. La réponse à la question « Peut-on scanner un arrêt de travail à son employeur ? » est donc affirmative. 

La possibilité de scanner un arrêt de travail à son employeur offre une alternative pratique, accentuée par la normalisation de la numérisation des documents professionnels, surtout en périodes exceptionnelles comme la pandémie de Covid-19. Cette démarche présente des avantages en termes de gestion électronique, bien que la validité comme preuve légale doit être vérifiée. Il est essentiel de respecter les délais et les conditions énoncées dans la convention collective, tout en notant que la relation entre le salarié et l’employeur peut influencer le choix entre envoi électronique et envoi classique. En cas de questions, la consultation directe avec l’organisme de Sécurité sociale est recommandée.